はじめに
指導教員の電脳に侵入して外部記憶装置のバックアップに使う…とかそういう話ではありません。
かなり昔からいろいろ言われている話題だと思いますが，卒論・修論のバックアップ絡みでは今もいろいろな悲劇があるようですね。
そこでこの記事では，私（人文系，専門は言語学）が卒論／修論の指導にあたって指導学生にすすめている補助的なバックアップの方法を紹介しておきます。「補助的」と呼んでいるのは，メインのバックアップは自身で取っていることを前提にしているからです。
基本的な考え方は，「指導教員をサブのバックアップにしよう」というものです。といっても，それほど教員側に負担はないやり方になっていると思いますので，教員／学生双方から提案することができる方法ではないかと思います。
Dropboxの共有フォルダを使う
Dropboxに「2017 卒論（学生の氏名）」のような専用のフォルダを作って，それを学生と共有します。
ここ数年やっていますが，このやり方がバックアップとしては安心感があります。同じやり方ができるなら，Dropboxでなくても良いと思いますが，私は試したことがありません。
- Dropboxの共有フォルダをサブバックアップに使う
- メリット
- 教員の使用しているコンピュータにファイルが残る（重要）
- 通知等を利用して作業しているかどうか，作業の進捗等について知る／知らせることができる（細かい連絡を省ける）
- 原稿だけでなく関連論文やデータ・資料の共有も簡単
- 難点／ハードル
- 教員／学生のどちらが使用経験がない場合，導入や使い方に慣れるまで時間がかかるかもしれない
- 教員に対して指導学生の数が多い場合に容量等の面で大変かもしれない
- 教員が誤ってフォルダやファイルを削除してしまう可能性がある
- メリット
バックアップとして重要なのは，「教員のコンピュータにファイルが残る」ことですね。関連論文やデータ・資料を共有して教員側で簡単にチェックできるのも便利ですが，これは分野やテーマによっては容量面で大変かもしれません（たとえばデータとして大量の動画があるとか）。
ファイルの情報を見ることで作業の進捗状況や，作業に取りかかっているかどうかを判断できるのも地味に便利です。特に提出直前等で添削->修正のプロセスが頻繁に発生する場合はメール等でやりとりするより早いですね。
ちなみに私は共有フォルダ上にあるファイルに直接コメントを書くことはせず，別のところに一度ファイルを移してコメントをぜんぶ書いてから共有フォルダに上げるようにしています。面倒に思えるかもしれませんが，こうしないと，書いている途中の，あるいは修正・補足前のコメントを読んで学生が修正等を行ってしまう可能性があるためです。
あと私はこの用途ではあまり使ったことがありませんが，Dropboxではファイルの古いバージョンもweb版から取ってこれるので，それも場合によっては便利かもしれません。
指導教員に原稿等のファイルをメールで送る
Dropboxを使わない場合はこちらの方法を取っています。また，Dropboxと併用することもあります。
- 指導教員へのメールをサブバックアップに使う（メールでファイルを送る）
- メリット
- 教員の使用しているコンピュータやメールのサーバーにファイルが残る（残らない場合もあるかも）
- Dropboxよりは導入のハードルが低い（かもしれない）
- 難点／ハードル
- 毎回送る作業が必要なので忘れた場合はバックアップが残らない
- メリット
人によっては，こちらが気軽にできる方法かもしれません。Facebookのメッセージ等でもファイルの送信はできますが，検索等の利便性を考えるとやはりメールが良いですかね。
一番の難点は，やはり送る作業が必要だということです。まめな人なら問題ないのでしょうが，意外と忘れてしまうことがあります。また，その都度教員からリマインドするのもなかなか手間です。
私のゼミではバックアップを一番重視しているので，ゼミの資料は事前に送って読んでもらえるのがベストだが，直前でも構わないし，ゼミ修了後でもよい，ただし必ず送るという方針にしています。
たとえ卒論・修論の原稿のファイルが全部なくなっても，ゼミや発表会の資料が残っていれば，一から書き直すよりだいぶ楽だからです。もちろん，原稿もこまめに指導教員に送っておけば自分のところからぜんぶファイルがなくなってしまってもある程度は安心です。
おわりに
以上の2つの方法であれば，教員／学生がそれほどコンピュータに慣れていない場合でも，なんとか導入できるのではないでしょうか。
ただ，私が指導を担当する卒論・修論では基本的にはWord等の文書ファイルが主で，あとは関連論文のpdf，データといっても容量的にはたいしたことのないExcelファイルとかですので楽に実現可能という側面はあるかもしれません。
上にも書きましたが，学生の数や，教員／学生がそのやり方／サービスにどれぐらい慣れているか，教員／学生の性格によっても適切な方法は違ってくると思いますので，よく相談しておくことが重要です。
私のゼミでは最初の頃にやり方を相談するのですが，（学生が）Dropboxに挑戦してみたけど使いにくいのでメールに切り替えるというようなこともあります。
一番重視しているのは教員として負担を増やさずにバックアップの手助けをするという点ですが，上記の方法を取ることで全体として指導がスムーズにできるという側面もありますので，方法を模索している方は一度試してみてはいかがでしょうか。
